Top-Tipps für die Patientenplanung

In diesem Leitfaden wird das Ziel der Verwendung der Patientenplanung erläutert, um die Produktivität und Auslastung der Kliniker, Ärzte und Mitarbeiter zu maximieren.

• Die Patientenplanung maximiert die Produktivität und Auslastung der Kliniker, Ärzte und Mitarbeiter.
• Die beste EMR- und Praxisverwaltungssoftware ist in der Lage, wichtige Patientendaten zu sammeln, lange bevor ein Patient überhaupt die Praxis betritt.
• Durch die Nutzung von Automatisierung, neuen Technologien und den von uns bereitgestellten Tipps können medizinische Fachkräfte, Kliniker und Mitarbeiter alle eine Rolle bei der Verbesserung des Patientenplanungsprozesses spielen.
• Dieser Artikel richtet sich an medizinisches Fachpersonal, das nach Möglichkeiten sucht, Verschwendung zu minimieren und Abläufe zu rationalisieren.

Die Patientenplanung ist eine Herausforderung. In vielerlei Hinsicht ist es teils Wissenschaft und teils Kunst. Ziel ist es, die Produktivität und Auslastung von Klinikern, Ärzten und Mitarbeitern zu maximieren. Aber diese wichtige Funktion steigert auch den Umsatz und macht die Patientenversorgung zugänglicher. Eine effektive Patientenplanung zielt darauf ab, die Zeit zu verkürzen, die Patienten warten, bis sie die benötigte Pflege erhalten, und auch die Mitarbeiterzufriedenheit unter den Angehörigen der Gesundheitsberufe aufrechtzuerhalten.

Gesundheitsdienstleister sollten bedenken, dass Planungsprobleme niemals verschwinden werden. Es wird immer etwas schief gehen, wie z. B. kurzfristige Stornierungen oder Personaleinsätze. Eine effektive Patientenplanung kann jedoch die Patientenzufriedenheit in allen Bereichen ihrer Zusammenarbeit mit einer Gesundheitseinrichtung verbessern. Um die Patientenplanung zu verbessern, finden Sie Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Wartezeiten zu verkürzen.

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Wie medizinische Software die Patientenplanung verbessern kann

Medizinische Software, insbesondere Front- und Back-Office-Medizintechnik wie Praxisverwaltungssoftware, verbessert sich jeden Tag sprunghaft. Patientenorientierten Technologieinnovationen wird viel Aufmerksamkeit geschenkt, aber andere Fortschritte – insbesondere Cloud-basierte IT-Plattformen für das Gesundheitswesen – erleichtern und optimieren jetzt das tägliche Management einer Gesundheitseinrichtung.

Optimiert die Patientenregistrierung und die Überprüfung der Versicherungsberechtigung

Mit der Patientenvorregistrierung hat medizinische Software die Möglichkeit, wichtige Patientendaten zu sammeln, bevor ein Patient überhaupt die Praxis betritt. Darüber hinaus prüfen intelligente Funktionen wie automatisierte Versicherungsberechtigungsprotokolle, ob die Versicherung eines Patienten gültig bleibt, bevor Leistungen erbracht werden. Patienten können sogar Aufnahmeformulare über ein sicheres Patientenportal ausfüllen, bevor sie zu ihrem Termin kommen. Das Ergebnis sind kürzere Wartezeiten und weniger Gedränge in Wartezimmern.

Erstellt ein sicheres, gemeinsam nutzbares Archiv von Krankenakten

Digitale Ansätze fördern auch die Archivierungsbedürfnisse professioneller Gesundheitseinrichtungen. Mit diesen Tools können Büromitarbeiter Datensätze organisieren und suchen, ohne Aktenschränke durchsuchen zu müssen. Stattdessen werden Krankenakten in Übereinstimmung mit den HIPAA-Vorschriften digital aufbewahrt. Sie ermöglichen auch die gemeinsame Nutzung von Daten über mehrere Einrichtungen hinweg. Organisationen mit mehreren Standorten können beispielsweise leicht sehen, welche Anbieter an welchen Tagen verfügbar sind, indem sie einen Blick auf einen gemeinsamen Kalender werfen, unabhängig vom Standort ihrer Einrichtung.

Verbessert die medizinische Abrechnung und Kodierung

Durch die Digitalisierung des Patientenplanungsprozesses wird auch die Kreditorenbuchhaltung optimiert, indem durchsuchbare, archivierte Zahlungshistorien und Patienteninformationen bereitgestellt werden. Patientenplanungs-Apps bieten schnellen Zugriff auf die Krankengeschichten von Patienten, ähnlich wie ein leichtes elektronisches Patientenaktensystem (EHR) – zu einem Bruchteil der Kosten. Dies ist besonders hilfreich für kleinere Kliniken.

Fördert das Patientenengagement

Ob mit EHR oder kleineren Patientenplanungs-Apps, diese Technologien bringen die Anforderungen der Planung mit den Back-End-Betriebsanforderungen der Praxis in Einklang. Die Patienten werden ermächtigt, die folgenden Maßnahmen selbst zu ergreifen:

• Fordern Sie ihre eigenen Termine über das Patientenportal an.
• Wählen Sie eine Zeit, in der der bevorzugte Arzt verfügbar ist.
• Erhalten Sie automatische Terminerinnerungen per E-Mail oder Telefon.

Hält Zeitpläne flexibel und lässt sich leicht aktualisieren

Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern auch, die geplanten Termine schnell zu ändern oder zu bearbeiten. Wenn sich beispielsweise ein Arzt krank meldet, können sich die Mitarbeiter anmelden und die Termine für Patienten auf einen anderen Tag verschieben. Die meisten Systeme können automatisch Nachrichten generieren, die die Patienten auf diese Änderungen aufmerksam machen, und die Mitarbeiter können die betroffenen Patienten auch telefonisch kontaktieren. Darüber hinaus sind diese Systeme mit Organisationsfunktionen ausgestattet, die farblich gekennzeichnet sind und Drag-and-Drop-Funktionen bieten. Diese Funktionen machen sie einfach zu bedienen, zu erlernen und neuen Mitarbeitern beizubringen.

Reduziert No-Shows und Last-Minute-Stornierungen

Einigen Studien zufolge lag die Nichterscheinenrate von Patienten in den Vereinigten Staaten vor der Pandemie bei bis zu 55 %. Die meisten medizinischen Softwareprogramme enthalten Tools, die Ihre Patienten über leicht zugängliche Patientenportale auf ihre bevorstehenden Besuche vorbereiten. Weniger Stornierungen bedeuten, dass Sie mehr Patienten behandeln und mehr Umsatz erzielen können.

4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Patientenplanung

In Anlehnung an die oben genannten Statistiken über die Eindämmung der Flut von No-Show-Patienten prognostizierte eine Pre-Pandemie-Prognose von Accenture, dass 38 % der Termine bis 2019 selbst vereinbart werden würden, wie in einem CareCloud-Artikel zitiert. Diese Kennzahl wurde durch die Pandemie verdrängt, verdeutlicht aber dennoch die Bedeutung der Technologie – und die folgenden Best Practices, wie im selben Artikel angegeben.

1. Bereiten Sie sich auf No-Shows vor.

Verspätete Absagen und Nichterscheinen von Patienten sind für Gesundheitspraxen eine Tatsache des Lebens. Die Aufrechterhaltung einer gut aufgebauten und bereinigten Warteliste von Patienten macht jedoch einen Unterschied, um die Einnahmen und betrieblichen Auswirkungen dieses unangenehmen Vorfalls zu mindern. Wenn Termine frei werden, können Sie diese freien Plätze an Patienten verteilen, die auf eine Behandlung warten.

2. Nutzen Sie alle offenen Zeitblöcke.

Stellen Sie sicher, dass alle verfügbaren Zeitblöcke hintereinander geplant sind, damit die Anbieter so viele Patienten wie möglich sehen können. Aufeinanderfolgende Termine reduzieren die Gemeinkosten und erhöhen die Zufriedenheit der Teammitglieder, indem die Mitarbeiter an Tagen mit geringerer Terminbelastung spät kommen oder früher nach Hause gehen können.

3. Automatisieren Sie das Handbuch.

Das Workflow-Management umfasst die Nuancen von Büroaktivitäten wie Terminplanung, Registrierung neuer Patienten sowie medizinische Abrechnung und Kodierung. Diese Aufgaben werden oft durch sich wiederholende manuelle Arbeit definiert, was die Möglichkeit menschlicher Fehler mit sich bringt.

Glücklicherweise können die meisten dieser Aufgaben mit moderner Technologie bewältigt werden, um Zeit für das Personal zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern. Implementieren Sie ein zentralisiertes Dashboard, das alle Aufgaben in einer einzigen Übersicht zusammenfasst, damit Führungskräfte und Manager Engpässe und Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung des Betriebs erkennen können.

4. Nutzen Sie die Telemedizin.

Nicht jeder Patient muss in die Praxis kommen. Gerade seit der COVID-19-Pandemie könnte Telemedizin die neue Normalität sein. Durch die Reservierung persönlicher Besuche für Patienten, die ein höheres Maß an Pflege benötigen, sparen Gesundheitsdienstleister Zeit und optimieren den Planungsprozess.

Die Patientenplanung ist eine Herausforderung. Durch die Nutzung von Automatisierung, neuen Technologien und den von uns bereitgestellten Tipps können medizinische Fachkräfte, Kliniker und Mitarbeiter jedoch den Prozess der Patientenplanung verbessern. Zumindest können sie es allen Beteiligten erleichtern, die Pflege zu erhalten, die Patienten benötigen, und gleichzeitig den Aufwand minimieren, der das Personal belasten kann.